設計データ一式、写真や動画の素材、大量の帳票をまとめたフォルダ——業務では、メールに添付しきれない大きめのファイルを送りたい場面がしばしば出てきます。ですが、いざ送ろうとすると「添付上限に引っかかる」「複数ファイルをどう渡せばいいか分からない」と手が止まってしまうものです。

こうしたとき、無料のファイル転送サービスやオンラインストレージの共有機能に手が伸びがちです。たしかに手軽ですが、「送れること」と「安全に送れること」は別の話です。相手が本当に意図した宛先か、リンクがいつまでも生き続けていないか、中身に問題がないか——業務で機密情報を扱うなら、こうした点まで押さえておきたいところです。

この記事では、大きめのファイルやフォルダを送る手段を整理したうえで、「安全に送る」という観点で何が違うのかを実務目線でまとめます。

この記事でわかること

  • 大きめのファイルやフォルダを送る主な手段と、それぞれの向き・不向き
  • 「安全に送る」を判断する5つの観点
  • 受け取る側の手間まで含めて、無理なく続けられる方法の選び方

メール添付では大きめのファイルが送りにくい

メール添付は手軽ですが、送信側・受信側それぞれのメールサーバーに容量の上限があり、大きめのファイルは途中ではじかれてしまいます。複数ファイルをまとめようとZIPにすれば、今度は受信側のウイルスチェックをすり抜けやすくなるという別の懸念も出てきます。フォルダの階層構造をそのまま渡したい場合も、添付では扱いにくいのが実情です。

つまり、大きめのファイルやフォルダを送る用途では、メール添付そのものが向いていません。別の手段を検討することになります。

大きめのファイルを送る主な手段

代表的な手段は、おおむね次の3つに整理できます。

  • 無料のファイル転送サービス：登録不要で手軽ですが、どこにデータが保管されるか、いつまで残るかが分かりにくいものもあります。業務の機密情報を預けてよいかは慎重に見極めたいところです。
  • オンラインストレージの共有機能：普段使いのストレージからリンクを発行して共有します。便利な一方、リンクの権限設定を誤ると意図しない相手まで閲覧できてしまうことがあります。
  • 法人向けのセキュアファイル送受信サービス：送受信に特化し、期限管理や記録、検査などを備えたもの。業務利用を前提に設計されています。

どれが正解というより、扱う情報の機密度と相手の環境しだいです。日常的に機密ファイルを送るなら、次に挙げる観点で見比べると選定の軸がぶれません。

「安全に送る」観点で何が違うか

同じ「ファイルを渡せる」手段でも、安全性を左右するのは次の5点です。

観点確認したいこと
受け取りの確認渡す相手が正しい宛先かをひと手間かけて確かめられるか
有効期限・回数制限送りっぱなしのリンクが残らないよう、期限や回数を区切れるか
検査送るファイルにマルウェアや問題がないかをチェックできるか
記録いつ誰が開封・ダウンロードしたかを後から追えるか
データの置き場所どこの国・誰の管理下にデータが保管されるか（データ主権）

手軽さだけで選ぶと、この5点のいくつかが抜け落ちがちです。たとえば公開リンクを発行するだけの方式は、期限を切らなければいつまでも生き続け、記録も残りません。機密情報を海外のクラウドに預けることに抵抗がある取引先もいるため、データの置き場所も事前に確認しておきたいポイントです。

受信側の体験も選定の分かれ目

見落としやすいのが、受け取る側の手間です。どれだけ安全でも、相手に専用アプリの導入や会員登録を強いる方式は敬遠され、結局は元のメール添付に逆戻りしてしまいます。

理想は、受信者が登録不要で、ブラウザだけで受け取れること。ITに詳しくない取引先にも「リンクを開くだけ」で完結してもらえれば、社内でも定着しやすくなります。安全性と受け取りやすさは、どちらか一方ではなく両立させたい要素です。なお、パスワード付きZIP（PPAP）からの切り替えを考えている場合は、脱PPAPガイドもあわせてご覧ください。

ForceDriveでの実現

ForceDriveは、こうした観点をブラウザだけで満たす、法人向けのセキュアファイル送受信サービスです。フォルダごとアップロードして共有でき、受信者は階層構造ごとZIPで受け取れます。共有URLはシステムが自動送信するのではなく、送信者がいつものメールから自分の言葉を添えて手動で送る仕組みです。受信者は登録不要でブラウザから受け取れます。

受け渡しはワンタイムコード・パスワード・公開リンクの3方式から選べます。ワンタイムコードは、宛先メールに届く6桁のコードを入力してもらうことで、その宛先メールにアクセスできることを確認したうえで渡す仕組みです（用語集）。有効期限やダウンロード回数の制限、期限切れでの自動削除、開封状況の把握、監査ログにも対応しています。アップロード時には全ファイルを自動でウイルスチェックし、安全と確認できたものだけを共有できます。国内・自社データセンターで運用しているため、預けたデータがどこで管理されるかも明確です。

まとめ

大きめのファイルやフォルダを送るときは、「送れるか」だけでなく、受け取りの確認・有効期限・検査・記録・データの置き場所という5つの観点で手段を見比べることが大切です。加えて、受け取る側がブラウザだけで完結できるかまで押さえると、社内でも無理なく続けられます。

自社に合った送り方や運用イメージを相談したい場合は、お問い合わせからお気軽にご連絡ください。